Tietosuojaseloste

Päivitetty: 16.02.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme henkilötietoja verkkosivustollamme [www.hrmy.fi] Lisäksi käsittelemme henkilötietoja yhdistyksen toimintaan liittyvässä tapahtumakirjanpidossa.

1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Rakennusmestarit ja -insinöörit AMK ry

Y-tunnus: 0201290-2
Osoite: Eerikinkatu 11, 00100 HELSINKI
Sähköposti: info@hrmy.fi
Puhelin: (09) 646 343

2. Kerättävät henkilötiedot

Käsittelemme henkilötietoja, joita käyttäjä itse antaa tai jotka kertyvät sivuston käytön yhteydessä. Näitä voivat olla esimerkiksi:

nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin) lomakkeiden kautta
viestien sisältö lomakkeissa (esim. yhteydenottopyynnöt)
uutiskirjeen tilaus- ja peruutustiedot
IP-osoite ja evästetiedot (ks. kohta 6)
Lisäksi käsittelemme yhdistyksen ja sen alaosastojen toiminnan yhteydessä jäsenyyteen ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä henkilötietoja. Näitä voivat olla esimerkiksi:
- jäsenen nimi
- tieto tapahtumaan osallistumisesta (tapahtuman nimi ja ajankohta)
- tapahtumaan liittyvät maksutiedot ja tukitiedot
- alaosaston tai tapahtuman vastuuhenkilöön liittyvät tiedot
Näitä tietoja käsitellään ainoastaan tapahtumien järjestämiseen, tukien maksamiseen ja valvontaan sekä yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon toteuttamiseen liittyviin tarkoituksiin.

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tapahtumailmoittautumisen yhteydessä sekä yhdistyksen alaosastoilta tapahtumien järjestämisen ja tukien hallinnoinnin yhteydessä.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään:

yhteydenottoihin ja jäsenpalveluun vastaamiseen
uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämiseen (suostumuksen perusteella)
palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseen
lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen

Henkilötietoja käsitellään myös yhdistyksen ja sen alaosastojen järjestämiin tapahtumiin osallistumisen hallinnoimiseksi sekä tapahtumiin liittyvien omavastuuosuuksien ja yhdistyksen myöntämien tukien käsittelyä, maksamista ja valvontaa varten.
Tietoja käytetään lisäksi yhdistyksen taloushallinnon, kirjanpidon ja toiminnan tarkastamisen toteuttamiseen.

4. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

käyttäjän suostumukseen (esim. uutiskirje, evästeet)
sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. yhteydenottoon vastaaminen sekä jäsenyyden ja tapahtumaosallistumisen yhteydessä)
rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (esim. palveluiden kehittäminen sekä toiminnan asianmukainen toteuttaminen ja taloudellisten tukien oikea kohdentuminen)
lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitolain mukaisiin säilytys- ja dokumentointivaatimuksiin

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lain vaatimusten mukaisesti.

Lomaketiedot poistetaan pyydettäessä.
Jäsenyyteen, tapahtumiin osallistumiseen ja tukien maksamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.
Taloushallintoon ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.
Uutiskirjeen tilaustiedot säilytetään, kunnes tilaaja peruuttaa tilauksensa.
Evästeet säilytetään selaimessa käyttäjän antaman suostumuksen mukaisesti.

6. Evästeet ja seuranta

Käytämme sivustolla evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Evästeiden avulla keräämme tietoa mm. kävijämääristä, käytetyistä selaimista ja sivuston toimivuudesta.

Evästeiden käyttöä hallinnoi Cookiebot, joka näyttää evästeilmoituksen ja antaa mahdollisuuden valita, mitä evästeitä hyväksytään. Käyttäjä voi muuttaa evästeasetuksiaan milloin tahansa evästeilmoituksen kautta.

Kolmansien osapuolien evästeitä voidaan käyttää esimerkiksi analytiikkaan (Google Analytics) ja mainonnan kohdentamiseen.

7. Henkilötietojen luovutus ja siirto

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

lain tai viranomaismääräysten niin vaatiessa
palvelun tarjoamisen edellyttämissä tilanteissa (esim. uutiskirjepalvelun tarjoajalle, verkkosivun teknisille ylläpitäjille)

Tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen toiminnantarkastajalle tai tilintarkastajalle sekä tarvittaessa viranomaisille kirjanpitoa ja yhdistyksen lakisääteisiä velvoitteita koskevissa tilanteissa.

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain, jos vastaanottajalla on riittävä tietosuojan taso (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).

Yhdistyksen alaosastot voivat käsitellä henkilötietoja vaadittaessa tapahtumien järjestämisen ja tukien hallinnoinnin yhteydessä. Alaosastot käsittelevät tietoja vain yhdistyksen määrittelemään tarkoitukseen ja noudattavat yleisiä tietosuojaperiaatteita.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on oikeus:

tarkastaa omat tietonsa ja saada niistä kopio
pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
rajoittaa tietojen käsittelyä tai vastustaa sitä
peruuttaa suostumus milloin tahansa
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos epäilee tietojen käsittelyn olevan lainvastaista

Henkilötietojen poistamista koskevaa oikeutta voidaan rajoittaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolain, täyttämiseksi.

9. Tietojen suojaus

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta tai tuhoutumiselta.

Tapahtumiin ja tukien hallinnointiin liittyvät tiedot säilytetään suojatuissa järjestelmissä tai rajatun käyttöoikeuden kansioissa. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

10. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kyselyt voi lähettää osoitteeseen: info@hrmy.fi